討論淺薄工作若不談電子郵件就不算完整。這種典型的淺薄活動在占據大多數知識工作者的注意力上特別凶險，因為它帶來源源不斷指名找你的分心。
無法避免這項工具，並不表示你必須交出容許它影響你心智的權利。下面介紹的要訣可以協助你，讓你重新掌控這種科技。抗拒不見得徒勞無功，你對電子通訊的掌控力遠比你想像的大。
要訣 在你寄發或回覆電子郵件時多下點工夫
試想下列典型的電子郵件：
1「上週很高興認識你，我希望能繼續討論我們談到的一些問題，想一起喝杯咖啡嗎？」
2「我們應該繼續討論我上次拜訪時談到的研究問題。能否提醒我那個問題的現況？」
3「我試著把我們的討論寫成文章。請看附件。你有什麼高見？」
這三個例子對大多數知識工作者應該都很熟悉，它們代表許多塞滿我們收件匣的訊息。它們也是潛在的生產力地雷，你如何回覆，攸關它們將讓你花多少時間和注意力在後續的交談上。
特別是這種一來一往的電子郵件，會激發你想立即回覆，清空收件匣（雖然只是暫時）的本能。短期來看，快速回覆能略微紓解你的壓力，因為你正把信件暗示的責任從你的球場打回寄件人的球場。不過，這種紓解很短暫，因為責任會一再彈回來，繼續消耗你的時間和注意力。因此，我建議面對這類問題時，正確的策略是在回覆之前暫停片刻，花時間回答下列的重要問題：
信件裡談的專案是什麼，以及從製造信件的角度看，讓這個專案圓滿達成結論，最有效的流程是什麼？
回答了這個問題後，你的回信應該仔細描述你認為最有效的流程，指出目前的步驟，並強調下一個步驟是什麼。我稱之為電子郵件的「流程導向方法」，目的是把你收到的電子郵件數量，和它們製造的心智混亂降到最低。
要解釋這個方法為何管用，看看前面提到的電子郵件如何以流程導向方法回覆：
電子郵件1的回信
我很樂於一起喝杯咖啡。我們在校園裡的星巴克見面。我列出我下週有空的時間，兩天各三個時間，如果任何一天的時間你能配合就告訴我，我會把你的回信視為確認見面。如果日期和時間都不行，打下列的電話號碼給我，我們再安排適合的時間。期待與你見面。
電子郵件2的回信
我同意我們應該再談談這個問題。以下是我的建議：
下週找個時間寫電子郵件給我，告訴我你記得我們討論這個問題的一切。收到你的信後，我會為這個專案設一個共用目錄，並增添一份摘要，加上我記得的內容。在這份文件裡，我會強調接下來三個最有希望的步驟。
我們可以研究這些步驟幾週，然後再約個時間，我建議從現在算起一個月後打個電話談這件事。我列出一些我可以電話討論的日期和時間，你回信時，註明對你最方便的日期和時間，我會視為確定時間。期待和你深入研究這個問題。
電子郵件3的回信
謝謝你保持連絡。我會讀過這篇草稿，並在週五寄回加上我的評論的修訂版。我會做我能做的修改，並加上評論，讓你知道我認為可以改進的地方。到時候你應該可以知道該怎麼修潤，完成最後的文稿，我就讓你自己做。
在我寄回修訂版前，不必回覆這封信或做後續連絡，除非有別的問題。
回信時，我會先確認信件所指的專案，此處的「專案」是籠統的用法，它可能是明顯的大事，例如解決一項研究問題（第二封郵件），但也可以用於像安排喝咖啡時間這種小事（第一封郵件）。然後我花一、兩分鐘思考如何以最少的信件往返，從現狀達到理想結果。最後一步是寫信，清楚描述這個流程。
以上是以回信為例，但你應該可以清楚看出，這個方法也適用於啟動信件往來的初始電子郵件。
應用這個方法，可以大幅降低電子郵件占用我們的時間和注意力。有兩個原因，第一，它能減少你收件匣的電子郵件數量。如果你不審慎回信，像安排喝咖啡這種小事，可能在幾天內累積出半打以上的信件。減少信件數量，進而減少你花在收件匣的時間，以及清理收件匣花費的腦力。
第二，借用《搞定！》作者艾倫的說法，一封好的流程導向電子郵件能立即終止你手上的專案繼續繞圈子。當一個專案因為你寄出或收到的一封電子郵件而啟動時，它便潛伏在你的心智，變成你的待辦事項，它引起你注意，提醒你必須解決。利用流程導向方法，可以在它一形成時就關閉它繞圈子的路徑。
要訣 別回信
我還是麻省理工學院的學生時，有機會與一些著名學者互動。當時我注意到許多學者都以一種奇特而少見的方法處理電子郵件：當收到電子郵件時，他們的標準反應是不回覆。
長期下來，我發現這種行為背後的哲學。談到電子郵件，他們認為，寄件人有責任說服收件人值得回信。如果你不能說服收件人，或不設法把教授回信的負擔減到最輕，你就不會接到回信。
例如，以下的電子郵件很可能收不到麻省理工學院許多大牌教授的回信：
嗨，教授。我希望找個時間來談X主題。你有空嗎？
以下是比較可能收到回信的版本：
嗨，教授。我正在Y教授的指導下進行類似X主題的計畫。我能不能在週四你上班時間最後十五分鐘，向你更詳細解說我們做的研究，看它能不能補充你正在進行的計畫？
和上封信不同，這封信明確說出為什麼值得約見，並把收件人回信需要花費的工夫減到最小。
這個要訣要求你，以適合你的職業現況，複製這種專業考量在你收到的電子郵件上。為了做到這一點，在決定哪些信件要回覆或不回覆時，你可以運用下列三個原則：
專業電子郵件篩選法
（如果符合下列任何一種情況，就別回信）
1. 內容模稜兩可，或讓你難以回覆
2. 不是你感興趣的問題或提議
3. 回覆對你不會有好處，或不回覆不會對你有壞處
這些情況中，會有許多明顯的例外，例如，一封模稜兩可的信，談論的是你不感興趣的專案，但來自你公司的執行長，你就必須回覆。不談這些例外，這種專業方法要求你在決定是否點擊「回覆」時，要非常明快果斷。
剛開始你可能不習慣，因為你必須打破目前環繞電子郵件的一大成規：所有信件都得回覆，不管信件是否與你有關或重不重要。在你採用這個策略時，也無法避免一些壞事發生，有些人可能感到困惑或生氣──尤其是他們從未見過約定俗成的電子郵件成規被質疑或忽視。但這些都無關宏旨，正如作家費里斯（Tim Ferriss）曾寫道：「培養讓小壞事發生的習慣。如果你不這麼做，你永遠沒有時間做改變生命的大事。」（摘錄整理自《Deep Work深度工作力》）
書名
Deep Work深度工作力：淺薄時代，個人成功的關鍵能力
卡爾．紐波特（Cal Newport）／著；吳國卿／譯
時報出版
售價：360元
作者簡介
卡爾．紐波特（Cal Newport）
1982年出生。2004年畢業於達特茅斯學院，2009年獲得麻省理工學院博士學位。喬治城大學電腦科學系副教授，專精於分散式演算法。除了以教授身分研究這個數位時代的理論基礎，他也寫作有關這些技術對我們的工作世界有何影響的文章。他經營的網站「學習客：成功模式解碼」（Study Hacks: Decoding Patterns of Success）。
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